1. Pengertian surat
Surat adalah lembaran – lebaran kertas yang berisikan informasi/berita yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun instansi.
2. Fungsi surat
a. Alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antara kedua belah pihak. Contoh : surat perjanjian
Surat dapat di pakai sebagai alat pengingat untuk mengetahui hal – hal apa saja yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh : akta jual-beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan sebagai bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh : bukti – bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan keadaan intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh : penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan. Contoh : surat tugas.
f. Sarana promosi
Suat dapat dijadikan sebagai sarana promosi suatu perusahaan. Contoh : pada surat resmi tercantum identitas perusahaan di kop/kepala surat.
3. Jenis – jenis surat
a. Jenis – jenis surat berdasarkan wujudnya
1. Kartu pos
Kartu pos adalah Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
2. Warkat pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.
3. Surat bersampul
4. Memorandum dan nota
Memorandum dan nota dipergunakan dalam kegiatan surat – menyurat intern organisasi/perusahaan yang berisikan pokok – pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada rekan kerja dalam satu organisasi/perusahaan.
5. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti adalah surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktifitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima dan lain – lain.
b. Jenis – jenis surat berdasarkan tujuannya
Berdasarkan tujuannya surat dibedakan menjadi surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan dan lain – lain.
c. Jenis – jenis surat berdasarkan sifat isinya
1. Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya berupa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.
2. Surat pribadi
Surat pribadi adalah Surat yang dikirim atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan, maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
3. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang isinya berupa informasi niaga/bisnis dan dibuat oleh badan – badan usaha atau perusahaan.
4. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga – lembaga sosial.
5. Surat pengantar
Surat pengantar adalah surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
6. Telegram
Ada dua macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat telegraf dan surat kawat atau surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram.
d. Jenis – jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
1. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau suatu organisasi.
2. Surat edaran
Surat edalah adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
3. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditunjukkan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama – namanya sulit dituliskan satu persatu.
e. Jenis – jenis surat berdasarkan keamanan isinya
1. Surat sangat rahasia
Surat ini diberi tanda ‘’SRHS’’ atau ‘’SR’’ dan dimasukkan ke dalam tiga amplop. Caranya : surat dimasukkan kedalam amplop pertama diberi tanda SRHS/SR kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang ke dua dan diberi tanda SHRS/SR lalu dilak, kemudian dimasukkan ke dalam amplop yang ketiga dan diberi tanda SHRS/SR dan diberi lak.
2. Surat rahasia
Surat ini diberi tanda ‘’RHS atau R’’ dan dimasukkan ke dalam dua sampul surat. Caranya : surat dimasukkan kedalam amplop pertama dan diberi tanda ‘’RHS/R’’ kemudian dilak, selanjutnnya dimasukkan ke dalam amplop yang kedua dan diberi tanda ‘’RHS/R’’ kemudian diberi lak.
3. Surat biasa
Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.
f. Jenis – jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya
1. Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab/diselesaikan.
2. Surat segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan jawaban/penyelesaiannya yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat ‘’sangat segera’’.
3. Surat biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/pertanyaan yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar