Peranan dan Fungsi Kearsipan

Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.

Menurut  Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 40 tahun 2008 tanggal 10 juni 2008 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Barat yang menyatakan bahwa Arsip adalah :

• Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
  
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan , dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
  

Sedangkan fungsi arsip membedakan :

• Arsip Dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
  
• Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
  

      Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebuty bagi kegiatan pemerintah. Berdasarkan hal tersebut maka arsip sebagai sumber informasi, dapat membantu mengingatkan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah :

         1. Alat utama ingatan organisasi
         2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
         3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
         4. Barometer kegiatan organisasi setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
         5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
       Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam  informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat  dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
 Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak dibutuhkan sebgai bukti kegunaan lain yang mendesak.