Surat Niaga

PENGERTIAN,JENIS,CONTOH SURAT NIAGA

SURAT NIAGA

A.       PENGERTIAN SURAT NIAGA

Terdapat beberapa pengertian surat niaga antara lain :

•  Surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niagadibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntunga.
•  Surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.
•  Surat yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.     
•   JENIS-JENIS SURAT NIAGA
• 1.                  Surat Penawaran
• Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirim surat(calon pembeli/pengguna jasa).
  Supaya calon pembeli menjadi tertarik membelli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulainya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.
  
  
  2.                  Surat Pemesanan
  Surat pemesanan ialah surat daripembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.
  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :
  
  
  • Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan   sebagainya.
  •  Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar      mudah melayani dan mengeceknya,
  • Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki, cara pembayaran, waktu pengiriman yang dikehendaki, dan cara pengepakan.
  
  
  3.    Surat Klaim (Pengaduan)
  Surat klaim adalahsurat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena, jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlamabatan, atau pengingkaran isi perjanjian.
  Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
  • Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan
  • Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
  • Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
  • Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata
  • Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.
  
  
  4.         Surat Pengantar Barang
  Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari penjual kepada pembeliatau pengantar paket barang-barang dan sebagainya.
  Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar barang adalah :
  • Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/barang
  • Nomor surat pengantar
  • Tempat dan tanggal pembuatan surat
  • Jumlah, jenis, merk dan keterangan lain mengenai barang/dokumen yang akan dikirim.
  • Tanda tangan dan nama terang pengirim surat pengantar, disertai cap/instansi yang bersangkutan.
  • Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima barang.
  
  
  5.    Surat Pengiriman Pembayaran
  Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pemberli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera di penuhi sesuai dengan yang telah disepakati.
  Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut :
  • Menyatukan barang sudah diterima dengan baik.
  • Menjelaskan cara-cara pembayaran
  • Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan
  • Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.
  • 6.      Surat Tagihan
    Surat tagihan merupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena pihak pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama
    Hal-hal yang perlu dimuat tepat pada tanggal penagihan yang telah ditentukan (disanggupi pihak pembeli).
    • Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernytaan waktu pembayaran.
    • Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang harus dibayar.
    • Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian.
    • Cara pelunasan yang harus dilakukan.
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    C.       CONTOH-CONTOH SURAT NIAGA
    1.         Surat Penawaran
    
    
    PT ABC ELEKTRONIK
    
    
    

    Jl. Ketambar No. 13 Jakarta
    Jakarta, 20 Februari 2015
    
    
    No.                  : 142/AE/II/2015
    Perihal             : Penawaran Barang
    Lampiran         : 1 Berkas
    
    
    Kepada Yth:
    Toko Elektronik Sanjaya
    Jl. Muhammad Jam No. 22 Banda Aceh
    di
    Tempat
    
    
    Dengan hormat,
    Sehubungan dengan surat permintaan penawaran barang yang telah Anda kirimkan kepada kami, maka bersama surat ini kami menawarkan barang-barang yang tersedia pada Perusahaan Kami, berikut dengan rincian barang secara rinci, daftar harga, cara pembelian dan cara pembayarannya.
    
    
    Untuk lebih jelasnya kami lampirkan beberapa lampiran sebagai penunjang penawaran kami kepada Toko Elektronik Sanjaya.
    Berikut lampiran yang kami sertakan:
    1. 1 Buah Modul Rincian Barang dan harganya
    2. Cara Pembelian dan pembayaran
    
    
    Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.
    
    
    Hormat kami,
    Manager Marketing
    
    
    
    
    
    
    Suhardi, SE2.                Surat Pemesanan
    
    
    CV. INGIN MAJU
    Jln. Ketapang No. 10a
    
    
    

    Banda Aceh
    Aceh, 23 April 2014
    
    
    Nomor             : 255/IM/IV/2014
    Lampiran         : -
    Hal                  : Pesanan Barang Elektronik
    
    
    Kepada PT. Elektronik Maju
    Jln. Buntu No. 202
    Jakarta
    
    
    Dengan Hormat,
    Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:
    
    
    1. 22 Unit Kulkas
    2. 20 Unit Mesin Cuci
    3. 30 Unit TV
    4. 10 Unit Kipas Angin
    5. 5 Unit AC
    
    
    Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.
    
    
    Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
    
    
    
    
                                                                                                           Hormat kami,
    
    
    
    
                                                                                                                 Ruslan
                                                                                                              (Direktur)
    
    
    
    
    3.    Surat Klaim (Pengaduan)
    
    
    TOKO INGIN MAJU
    Jln. Ketapang No. 10a
    Banda Aceh
    25 Maret 2015
    
    
    Nomor :  35/IM/IV/2015
    
    
    Kepada
    PT Elektronik Maju
    Jln. Buntu No. 202
    Jakarta
    
    
    Hal        :  Pengaduan Kerusakan Barang
    Lamp     :  1 (satu) lembar faktur
    
    
    Dengan hormat,
    Barang pesanan dari Saudara yang berupa :
    
    
    1. 22 Unit Kulkas
    2. 20 Unit Mesin Cuci
    3. 30 Unit TV
    4. 10 Unit Kipas Angin
    5. 5 Unit AC
    
    
    Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
    
    
    Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.
    
    
    Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.
    
    
    Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
    
    
    Hormat kami,
    TOKO INGIN MAJU
    
    
    
    
    
    
    IKHSAN
    Pemilik
    
    
    4.    Surat Pengantar Barang/Surat Jalan
    
    
    PT ADMINISTRATION CLUB STRADA
    Jalan Harapan Kita No 15, Telp (332)92933 Fax (0854)65478
    BANDUNG
    8 April 2014
    Nomor             : 006/ACS/IV/2014
    Lampiran        : Satu Berkas
    Hal                  : Surat Jalan
    
    
    
    
    Yth. Kepala Gudang
    PT CO2 CORPORATION
    TANGERANG
    
    
    
    
    Dengan hormat,
    
    
    Bersama ini kami mengirimkan sejumlah barang sebagai berikut :
    
    

    No	Nama Barang	Jumlah Satuan	Keterangan
    1.	Brosur Revo& Tiger	2000 pcs	Revo 1500 pcs Tiger  500 pcs
    2.	Sticker One Heart & Honda	2500 pcs	One Heart 1000 pcs Honda 1500 pcs
    3.	Kaos Honda	500 pcs	-

    
    
    Mohon untuk dicek dan diterima.
    
    
    
    
    Supir                                                                                               Hormat kami,
                                                                              PT ADMINISTRATION CLUB STRADA
    
    
    
    
    
    
    (Hendra Susilo)                                                                               (Andrea Avelina)Diterima tanggal        : 9 April 2014
    
    

    Penerima

    
    

    
    

    
    

    (Renita Artha)

    
    

    
    

    5.    Surat Pengiriman Pembayaran

    
    

    CV. INGIN JAYA

    Jalan Melati No. 20a

    
    

    Banda Aceh

    
    

    Nomor : 75/IJ/V/2015                                                                          1 Mei 2015

    
    

    Kepada

    PT. NIAGA MAS

    Jalan Mawar No. 36

    Surabaya

    
    

    Hal                  : Pengiriman Pembayaran

    Lampiran         : Bukti Pengiriman Pembayaran

    
    

    Dengan hormat,

    
    

    Pada tanggal 27 April 2015, kami telah menerima barang-barang pesanan kami berupa 5 Televisi dan 5 Kipas Angin dan setelah kami cek, barang tersebut dalam keadaan baik.

    
    

    Sesuai dengan persetujuan, sisa pembayaran sebesar Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah) telah kami kirimkan melalui Bank Mandiri Cabang Surabaya, terlampir bukti pembayaran.

    
    

    Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari saudara kami ucapkan terima kasih.

    
    

    
    

    Hormat kami

    CV. INGIN JAYA

    
    

    
    

    
    

    Irfan Maulana

    Bagian Keuangan

    
    

    
    

    6.      Surat Tagihan

    
    

    PT EDI PENI

    Jalan Mawar Merah No. 165

    SURAKARTA

    11 Februari 2014

    Nomor  : 260/PN/II/2014                                                                   

    Lamp   : 2 (dua) lembar

    Hal      : Penagihan Pembayaran II                                       

    
    

    
    

    Kepada

    CV MAJU UTAMA

    Jalan Silotumpang No. 121

    Salatiga

    
    

    
    

    Dengan hormat,

    
    

    Menyambung surat kami tanggal 28 Januari 2014, diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor : 248/PN/I/2014 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2014 sebesar Rp 2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.

    
    

                Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut. Apabila Saudara belum melunasinya sampai tanggal 24 Pebruari 2014, maka kami akan menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.

    
    

                Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama beserta fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah memenuhi kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.

    
    

                Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

    
    

    
    

    Hormat kami,

    PT EDI PENI

    
    

    
    

    
    

    APRILIA SETIYA RAHARJA

    Direktur

    
    

    
    

    EP/as